Jobseeker / workplace, Rabu, 19/10/2016 13:08 WIB

Kirim Lamaran Via E-mail, Ada Aturan Mainnya Sendiri, Lho!

Banyak perusahaan meminta calon kandidat mengirim lamaran dan berkas lain via e-mail. Sudah tahu caranya, belum?

Mengirim surat elektronik dengan tujuan untuk melamar salah satu posisi yang dibuka, tentu punya aturan sendiri. Jika kamu sudah biasa berkirim e-mail dengan teman atau mungkin dosen pembimbing, beda lho, dengan kirim lamaran ke perusahaan.

Ada kaidah-kaidah yang perlu kamu pahami, agar perusahaan tak salah persepsi tentangmu hanya karena e-mail!

Semakin hari, formalitas memang semakin luntur. Tak jarang, komunikasi antara anak muda dengan orang yang lebih tua pun tak lagi tampak formal. Sebagai contoh, saat berbicara dengan dosenmu, apakah kamu menggunakan bahasa Indonesia formal secara keseluruhan? Barangkali banyak yang tidak melakukannya. Inilah yang kemudian sering menjebak generasi muda, ketika harus berkomunikasi secara formal, apalagi lewat tulisan. Mereka tentu akan mengalami kesulitan.

Nah, untuk menjawab kebingunganmu saat akan mengirim e-mail lamaran ke perusahaan, berikut hal-hal yang penting untuk kamu perhatikan, dilansir dari situs karir Monster!

1. Bahasa formal, sejauh apa?

Mengirimkan e-mail yang proper, baik sebelum atau pun setelah kamu menjadi karyawan, sangat penting dilakukan demi karirmu. E-mail yang disusun dengan baik menunjukkan kemampuan komunikasimu dalam level organisasi. Selain itu, juga bertujuan untuk menyampaikan informasi agar tidak terjadi kesalahpahaman, serta merepresentasikan image positif dirimu kepada perusahaan dan orang lain.

Dalam dunia kerja, seringkali perkataan 'kamu adalah apa yang kamu tulis' banyak digunakan. Perlu kamu pahami, setiap detail e-mail yang kamu kirim akan diperhatikan, bukan hanya dari isi pesan saja. Namun juga bagaimana pesan tersebut kamu susun dalam bahasa yang tepat. E-mail ini adalah hal pertama yang akan mempengaruhi penilaian perusahaan terhadapmu.

Menurut penuturan Sri Muliati Abdullah M. A., Psi, Staf Ahli Psikolog ECC UGM, bahasa yang digunakan dalam e-mail untuk keperluan pekerjaan adalah soft formal. Untuk itu, harus mengacu pada kaidah penulisan dalam Bahasa Indonesia yang baik dan benar. “ Karena bahasa dalam e-mail ini mencerminkan keseriusan serta kecerdasan pelamar dalam menempatkan diri,” terang Lia, sapaan akrabnya.

2. Sudahkah kamu beretika?

Selain bahasa, tanda baca dan huruf kapital juga harus diperhatikan. Nanang Supriyatna, HRD Detik.com dalam blognya menulis, ketika mengirim e-mail dalam konteks resmi, kandidat harus memperhatikan etika. Penggunaan huruf pun bisa menimbulkan makna tertentu bagi penerima pesan. Misalnya menggunakan huruf kapital semua dapat menimbulkan kesan pengirim e-mail sedang marah. Selain itu tanda baca yang tepat juga bisa membantu perusahaan dalam membaca. Perhatikan juga kaidah penulisan tanda baca yang tepat, ya!

3. Jelaskan secara spesifik

Perusahaan tidak hanya menerima e-mail darimu saja. Mereka juga mungkin membuka tidak hanya satu posisi. Untuk mempermudah pekerjaan mereka, jelaskan posisi apa yang kamu lamar. Tuliskan di subjek dan juga jelaskan di body e-mail.

Sebutkan istilah yang digunakan perusahaan bagi posisi tersebut, jangan istilah yang umum digunakan perusahaan-perusahaan. Jika perusahaan tersebut juga menggunakan kode untuk posisi yang dibuka, kamu bisa menuliskannya dengan disertai keterangan nama jabatan.

4. CV dan cover letter, sudah tepat guna belum?

Berkas yang biasanya diminta oleh perusahaan untuk dikirim via e-mail, adalah CV dan cover letter atau surat lamaran. Bagi beberapa orang, body e-mail diisi dengan cover letter. Ini memang cukup memudahkan perusahaan karena mereka tidak perlu membuka dua attachment sekaligus. Namun, akan lebih baik lagi jika cover letter ini kamu jadikan satu file dengan CV sekaligus. Ini juga sangat memudahkan mereka untuk screening karena hanya satu file saja yang perlu dibuka.

5. Alamat e-mail, jangan alay!

Jika kontenmu sudah tepat, bisa jadi akan sia-sia jika alamat e-mailmu tampak tidak profesional. Gunakan nama formal untuk e-mail terkait kepentingan pekerjaan. Lia menjelaskan, nama yang digunakan seseorang dalam e-mail menjadi cerminan karakter orang tersebut.

Ia melanjutkan, nama menunjukkan bahwa kamu ingin dikenal dengan identitas apa. “Jika memang e-mail hanya ingin digunakan untuk having fun bersama teman, maka buatlah satu e-mail khusus untuk kepentingan kerja,” pungkas Lia.

Tidak sulit kok bikin e-mail yang okay dan bakal lolos screening berkas. Yuk, perhatikan tips di atas dan jangan lupa praktikkan!

Penulis      : Ratih Wilda

Editor        : Yuana Anandatama 

Foto           : Careernews

Sumber :http://www.careernews.id/tips/view/4162-Kirim-Lamaran-Via-E-mail-Ada-Aturan-Mainnya-Sendiri-Lho